Encuesta Continua de Empleo 2015

A. Diseño de la recolección de los datos

Para organizar la recolección de los datos de la ECE se estableció el proceso de operativo de campo. Con el fin de hacer este proceso lo más efectivo posible, el primer paso fue hacer un estudio de la distribución y ubicación de los segmentos de la encuesta para definir la estrategia a implementarse en el campo. Así, durante los meses de febrero a abril del año 2009 se realizó el levantamiento cartográfico de los segmentos de trabajo de campo de la encuesta, el cual consistió en identificar los lugares claves cercanos a los segmentos, además de las viviendas que existían en dicho momento en el área, con el objetivo de seleccionar las viviendas que debían entrevistarse según cada una de las 13 semanas establecidas en el diseño de la muestra de la encuesta.

Una vez que se realizó el levantamiento cartográfico, se consideró conveniente descentralizar el trabajo estableciendo puntos estratégicos o zonas geográficas con una subsede cada una, y contratar personal que residiera en cada una de esas zonas. Esto se pensó de esta manera para aprovechar el conocimiento y la facilidad de ubicación geográfica de estas personas en las zonas de trabajo, y adicionalmente minimizar los costos debido a que se reduce el pago de viáticos (pasajes, alimentación y hospedaje).

Establecidos esos puntos estratégicos se procedió a realizar el documento maestro del operativo de campo que se denominó “plan de rutas”, el cual es una sistematización del plan de trabajo a seguir de acuerdo con cada zona. Adicional a esto está la carga de trabajo, que es la cantidad de entrevistas a realizar por zona de trabajo, definida de acuerdo a la distribución semanal de la muestra que aporta la Unidad de Muestreo según región. La distribución y contratación de personas por zona de trabajo se adecuó a las cargas de trabajo y asignación de segmentos, considerando el tiempo de desplazamiento promedio del punto estratégico para cada una de las zonas a las unidades de estudio, tiempos de alimentación y cantidad de entrevistas por día. Además, para ser una encuesta innovadora se definió emplear un dispositivo móvil en la recolección de los datos, inicialmente PDA y en la actualidad tablet.

Por otro lado, la ECE es una encuesta semipanel e implementa un sistema de panel de visita a las viviendas, que consiste en 4 visitas durante el año. Para la implementación del panel en la encuesta se dividió la muestra en cuatro réplicas y se asignó una réplica a cada trimestre para la rotación de viviendas. La encuesta rota el 25% de la muestra en cada trimestre, eso quiere decir que entre dos encuestas se conserva alrededor del 75% de las mismas viviendas, entre tres encuestas solo coincide el 50% de las viviendas y entre cuatro encuestas el 25%. Ya en la quinta encuesta se pierde por completo el panel.

Para el operativo de campo la muestra se dividió en trimestres de 13 semanas, tal como se comporta el calendario normal. Sin embargo, con la transición al nuevo marco muestral de viviendas del 2011, durante el 2015 se pasará a una división del trimestre en 12 semanas, lo que implica que los segmentos pertenecientes a la semana 13 se tienen que trasladar a otras semanas, siempre y cuando su redistribución no alterare las cantidades equitativas en las zonas (urbanas y rurales) ni las réplicas (panel de rotación de la muestra) por área geográficas.

Adicionalmente, se estableció que los grupos de trabajo de campo en las distintas zonas cumplieran con un horario de lunes a viernes de 9 a.m a 5 p.m o de 12 m.d a 8 p.m. El horario de 12 m.d a 8 p.m se definió para aquellos casos donde se dificulta la localización del informante adecuado durante el horario de 9 a.m a 5 p.m; el entrevistador debe tener total disponibilidad para realizar las visitas en estos dos horarios dependiendo de las zonas de trabajo. Asimismo, pueden trabajar 2 horas extras como máximo, en caso de ser necesario con previa autorización de oficina. En el caso de no encontrar al informante, existe la posibilidad de visitarlo el día sábado, con la finalidad de rescatar entrevistas pendientes de la semana; sin embargo, se requiere previamente la autorización del personal de oficina o del supervisor general.

B. Organización de la recolección de los datos

Para la recolección de los datos de la ECE, el operativo de campo se organiza de la siguiente manera:

1. Grupos de trabajo

El país se dividió inicialmente en nueve grandes zonas geográficas o de trabajo de campo, actualmente se amplió a diez. Estas zonas se eligieron por ser ciudades importantes en las regiones del país, por la cercanía con puntos adecuados para la transferencia de datos, y por aglomerar una parte importante de la muestra de la zona (concentración de la muestra igual o superior al 70% por cantón). Dichos puntos estratégicos son:

• San José 1
• San José 2
• Liberia
• Cañas
• Puntarenas
• Guápiles
• San Vito
• Pérez Zeledón
• San Carlos
• Limón

El trabajo de campo se realiza con personal contratado en esas zonas geográficas, con el objetivo de agilizar la movilización de equipos de entrevistadores y la ubicación de los segmentos/UPM, así como aprovechar el conocimiento del entorno económico, geográfico, social y cultural. En cada zona se cuenta con un supervisor de zona, un equipo de entrevistadores (que depende de la carga de trabajo de la zona) y un operador de equipo móvil (chofer).

Actualmente el operativo de campo cuenta con 48 personas en la recolección de datos en las zonas, la mayoría de los grupos están conformados por 4 personas, a excepción de uno donde hay 6 personas (un supervisor, cuatros entrevistadores y un operador de equipo móvil). Cada zona cuenta con un vehículo que le sirve como oficina móvil. Además, se cuenta con un grupo de ocho personas móviles entre oficina y campo con disponibilidad completa para asistir al campo ante cualquier situación de control y seguimiento del trabajo de campo, o apoyo (suplencias por vacaciones, incapacidades, permisos generales y maternidad, renuncias, imprevistos, u otros). Asimismo, la ECE tiene personal administrativo en oficina que cubre las tareas administrativas que se desarrollan en la encuesta, principalmente relacionadas al operativo de campo, por ejemplo, trámite de horas extras, vacaciones, viáticos, entre otras más.

2. Plan de rutas

Una vez establecidas las zonas de trabajo de campo, se estableció el plan de rutas que es un documento con la programación anual de la carga de trabajo (cantidad de entrevistas por hacer) para cada zona de recolección, distribuido por trimestre, mes, semana y días; contiene los lugares donde debe ir el grupo de trabajo día por día, la cantidad de segmentos/UPM a visitar, cargas de trabajo por grupo, los kilómetros que deben recorrer y anotaciones importantes tales como si se debe pagar hospedaje, alimentación, ferris o lancha; dicho documento es de gran utilidad tanto para el personal de trabajo de campo como para el personal administrativo en oficina, puesto que permite tramitar con anticipación el pago de viáticos.

3. Situaciones especiales

Se requiere la planificación de estrategias especiales para la recolección de datos en casos como por ejemplo estratos altos seleccionados (se realizan visitas con anticipación para solicitar los permisos respectivos), lugares peligrosos o de difícil acceso, lugares donde la respuesta es baja, entre otros.

C. Organización e implementación de la capacitación

En la ECE se manejan tres tipos de capacitaciones:

1. Nuevo ingreso: La capacitación de nuevo ingreso está dirigida a personal completamente nuevo que entra a laborar en la encuesta, sea como entrevistador, supervisor de zona o chofer, los temas a tratar dependerá de las funciones de la persona. Esta capacitación puede llevarse a cabo en las instalaciones del INEC o en algún lugar de la zona en la cual la persona laborará. En esta capacitación participa personal de operativo de campo en oficina y del proceso de codificación y validación, y se realiza cuando sea necesario.

2. Retroalimentación o actualización de conocimientos: Esta capacitación está dirigida a personal que ya trabaja en la encuesta y/o tiene cierto nivel de conocimiento sobre lo que se hace en la ECE, se trate de entrevistador, supervisor de zona o chofer.

3. Plataforma tecnológica Aula Virtual: Dado el convenio establecido entre el INEC y la Universidad Nacional (UNA); el programa UNA VIRTUAL facilita a la ECE un espacio en la plataforma virtual con el objetivo de facilitarle al personal de la encuesta la implementación de una serie de herramientas prácticas y de gran accesibilidad para así poner en marcha la mejora del proceso de capacitación y evaluación de forma continua y paralela. El Aula Virtual es una herramienta virtual desarrollada en la plataforma MOODLE, que tiene como finalidad apoyar el desarrollo de la educación a distancia, y cuenta con una serie de recursos flexibles según sea el planeamiento o las necesidades a atender de la población meta, que para el caso de la ECE son los entrevistadores y supervisores de zona.

La estrategia a implementar en esta Aula Virtual es la capacitación y evaluación continua en forma conjunta entre oficina y equipo de trabajo de campo (entrevistadores y supervisores de zona), se trata de retroalimentar las diferentes secciones del "Manual del Entrevistador" mediante observaciones, correcciones, prácticas para luego aplicar diagnósticos y medir la evolución o mejora en el manejo conceptual del equipo de campo con la secciones del manual. Entre los beneficios intrínsecos con los que se brindaría están:

• Retroalimentación y homogenización de conceptos en el personal de la encuesta.

• Nivelación de conocimiento de todos los procesos de la encuesta.

• Implementación de medidas de mejora tanto a nivel general y como por zona.

• El aula virtual actualizada y disponible para nuevas capacitaciones.

• Un banco de preguntas evaluativas que se pueden dirigir al personal nuevo o el personal actual.

• Una comunicación estrecha entre todos los procesos de la encuesta.

D. Preparación y distribución del material de campo

En la preparación y distribución del material de campo se consideran los siguientes aspectos:

1. Materiales

• Entrevistador: tablet con programas informáticos necesarios para realizar la labor, además de cuestionarios en papel por si son necesarias, camisetas de uniforme de la institución, carnet de identificación, maletín, materiales de trabajo como lapiceros, borradores, block de hojas, entre otros; y de protección como bloqueador, repelente, gorra para sol, sombrilla, entre otros.

• Supervisor de zona: tablet y computadora con los programas informáticos necesarios para desarrollar sus labores, data card, llave USB, carnet de identificación, maletín, materiales de trabajo (lapiceros, borradores, blocks de hojas, camisetas de uniforme de la institución, entre otros) y de protección (bloqueador, repelente, botiquín, sombrillas, gorras de sol, entre otros). Además del material para trámites administrativos como vacaciones, horas extras, etc.

• Operador de equipo móvil (chofer): vehículo de la institución, camisetas de uniforme de la institución, carnet de identificación, materiales para la limpieza y mantenimiento del vehículo, además de gasolina.

• Cartografía: elabora los mapas de los segmentos/UPM que se van a utilizar durante la recolección de los datos en campo, para cada zona. Estos mapas son entregados a operativo de campo en oficina, donde se revisan y se envían posteriormente, por medio de encomienda, a los supervisores de zona. Adicional a los mapas se adjunta un listado que contiene información sobre las estructuras del segmento/UPM. A estos dos archivos se les llama Registro de Estructuras y Viviendas (REV), y tienen la revisión de la Unidad de Muestreo.

• Informática: el equipo informático tiene asignadas múltiples funciones con el propósito de mantener en funcionamiento óptimo la plataforma informática de la ECE: administración de los datos de la encuesta, transferencia de la información, mantenimiento y reparación de las tabletas, computadoras, entre otras.

• Muestreo: determina la muestra a utilizar en la encuesta.

2. Distribución de la carga de trabajo

La carga de trabajo se determina según el plan de rutas y se asigna por bisemana a cada supervisor de zona por medio de un FTP (File Transfer Protocol o Protocolo de Transferencia de Archivos), que es un protocolo de red para la transferencia de archivos entre sistemas conectados a una red TCP (Transmission Control Protocol) basado en la arquitectura cliente-servidor; desde un equipo cliente se puede conectar a un servidor para descargar archivos desde él o para enviarle archivos, independientemente del sistema operativo utilizado en cada equipo.

En este FTP cada supervisor de zona tiene una carpeta, en la cual se pega la carga de trabajo por bisemana, ordenada por día y con sus respectivos cuestionarios. Esta asignación la realiza un funcionario del proceso de operativo de campo en oficina, para lo cual utiliza el Sistema Administrador de Segmentos (SASET), que entre otras cosas permite crear el archivo de la carga de trabajo. Una vez que los supervisores de zona tienen la carga de trabajo a realizar para la bisemana, les corresponde hacer la repartición del trabajo entre sus entrevistadores.

Adicionalmente, operativo de campo en oficina envían a los supervisores de zona los archivos REV (mapas de segmentos/UPM y listado respectivo), por medio de encomienda a través de bus, previamente a iniciar la bisemana. Con estos archivos tanto los supervisores de zona como los entrevistadores se ubican en el campo y saben cuáles viviendas deben visitar específicamente dentro del segmento/UPM.

E. Recolección de la información

Los entrevistadores son las personas responsables de visitar las viviendas seleccionadas y obtener la información necesaria en el campo, a los cuales los supervisores de zona reparten la carga de trabajo que es asignada bisemanalmente, aunque deben hacer un cierre por semana. En la aplicación del cuestionario, el principal objetivo del entrevistador es obtener información completa y de calidad. Para lograr esto, es indispensable desarrollar una serie de destrezas en la realización de entrevistas, como por ejemplo: domino del tema y cuestionario, inspirar confianza, seguridad al entrevistar, percibir si la persona duda al responder y saber indagar bien.

La recolección de la información se realiza por medio de un dispositivo móvil "tablet", la cual contiene el cuestionario de la encuesta, programado en el sistema Android; sin embargo, existen casos especiales en los que se usa el cuestionario en papel, que posteriormente el entrevistador debe transcribir al dispositivo. El sistema de entrada de datos en la tablet está diseñado para recoger la información de una forma automatizada y precisa, la cual permite tener un mínimo margen de error por parte de los entrevistadores, ya que la aplicación tiene programado internamente, una cantidad seleccionada de inconsistencias, mensajes de error y advertencias que buscan facilitar y maximizar el tiempo en la obtención de la información. Asimismo el dispositivo cuenta con una pantalla cuyo tamaño les hará mucha más fácil la visualización de las preguntas, además su memoria interna permite que la aplicación sea mucho más rápida y eficaz.

Los entrevistadores realizan las entrevistas diariamente, desde el momento en que reciben su carga de trabajo y como se indica en el plan de rutas establecido por el operativo de campo en oficina, teniendo presente que el supervisor de zona debe hacer un cierre de entrevistas al finalizar la semana. El entrevistador debe transferir las entrevistas que haga día a día a su supervisor de zona, el cual, consecuentemente las debe transferir al FTP de forma diaria también (es una transferencia preliminar a oficina que ayuda a dar seguimiento a la cobertura), y al final de la semana, una vez que el entrevistador indica el resultado final de las entrevistas, el supervisor de zona debe hacer un cierre de las entrevistas de la semana.

Los supervisores de zona cuentan con un sistema informático llamado "Sistema Administrador de Entrevistas para Supervisores (SAES)", que está diseñado para realizar las funciones necesarias para mantener el flujo del trabajo de la encuesta: a) revisión de inconsistencias de las entrevistas, b) manejo de los reportes de control y c) transferencia de la información. Con esta aplicación el supervisor hace una revisión del trabajo realizado por parte de los entrevistadores, previo al envío de la información a oficina. La aplicación tiene programado internamente, una cantidad seleccionada de inconsistencias, mensajes de error y advertencias que buscan corregir errores detectados en la zona de trabajo durante la obtención de la información.

Una vez que las entrevistas son efectuadas y cargadas al FTP por parte de los supervisores de zona, personal del operativo de campo en oficina descarga los datos por medio del "Sistema Administrador de Segmentos (SASET)", el cual de forma general y automática realiza la verificación y corrección de los datos, tales como el resultado de entrevista, determina si la entrevista está incompleta, detecta errores en los cuestionarios, de registro, estructuras, partes, entre otros; y dado el caso se pide nuevamente la información a campo para velar por la integridad de la muestra.

Por otro lado, al ser la ECE una encuesta semipanel, y una vivienda puede ser visitada 4 veces en un año, a partir de la segunda visita los entrevistadores llevarán cargada en la tablet la información sobre la lista de los miembros del hogar, el parentesco, la edad y el sexo al realizar la entrevista (esta información se la transfiere el supervisor de zona cuando reparte la carga de trabajo a realizar). De modo que, como la composición de un hogar en una vivienda (Panel) no siempre se mantiene constante a lo largo del tiempo, el entrevistador deberá modificar esto de ser necesario, según sea el caso, si llegó alguien al hogar o se fue alguien del hogar.